Un ERP (Enterprise Resurce Planing) es un software que sirve para laplanificación de los recursos empresariales a través de su estandarización, integración y racionalización con el que es posible mejorar la eficiencia de cada uno de los departamentos de una empresa.
Definición y significado de ERP
Como hemos dicho, ERP son las siglas del término en inglés Enterprise Resource Plaining. Esto quiere decir en castellano «sistema de planificación de recursos empresariales». Eso quiere decir que este tipo de programas se encargan de las distintas operaciones de una empresa o planta de producción y pueden llevar a cabo una gestión eficaz de todos sus recursos y procesos desde la misma producción hasta la distribución y otros aspectos como por ejemplo los propios recursos humanos.
Es así que este tipo de sistemas, a pesar de requerir de una inversión inicial y de una serie de requisitos previos para implementarlos, pueden aumentar notablemente la eficiencia de un negocio y todos los departamentos en él integrado. En efecto, es posible controlar en un solo dispositivo al que se puede acceder desde diferentes usuarios a información pormenorizada y exhaustiva sobre toda la planta para conocer su funcionamiento y con ello poder tener un bosquejo mucho más preciso sobre su situación actual en tiempo real.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión de recursos
A continuación queremos hablarte de algunas de las principales que puede tener un software ERP para cualquier negocio independientemente de su naturaleza y el sector en el que desarrolle su actividad.
1.- Aporta mayor control y trazabilidad sobre todas las actividades de la empresa
La primera ventaja de los software ERP de la que te queremos hablar es su trazabilidad. Así es: los software ERP son herramientas que permiten recoger todos los datos relativos a la actividad y organización de una empresa. Con ello se pueden tener bajo control todos los aspectos de la producción así como los del propio tránsito y traza de cada producto incluso en el momento posterior a la venta pero muy especialmente durante su permanencia en la cadena de valor.
2.- Mejora la calidad de las decisiones
A la luz de un mejor bosquejo posibilitado precisamente por nuestro sofwtware ERP, es posible llevar a cabo la creación de una base de datos fiable con la que tomar mejores decisiones. Esto se debe por un lado a que un software ERP es capaz de introducir el tiempo real en el control de nuestra información y, por otro lado, es capaz de ofrecer mejor tipo de información. En consecuencia, podemos gestionar toda la información de nuestra empresa desde un solo ordenador y conociendo de primera mano toda la información relativa a ello para poder tomar mejores decisiones tanto para el corto plazo como para el largo plazo minimizando con ello nuestro riesgo.
3.- Evita duplicidades
Otra de las ventajas más importantes que ofrece un software ERP es que los diferentes responsables de cada departamento pueden contar con la misma información en tiempo real. Eso quiere decir que podremos reducir la duplicidad en nuestro registro de información y con ello conseguir una mejor comunicación interna y una mayor eficiencia en todos nuestros procesos.
4.- Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación
Un software ERP nos da una mayor capacidad para operar con flexibilidad en nuestra propia empresa. De un lado, esto se debe precisamente a que introduce el tiempo real y nos hace tener una mejor respuesta. Del otro, gracias a que posee carácter modular. Eso quiere decir que se puede montar un software ERP específico para cada empresa a través de módulos que es posible ensamblar según las propias características y necesidades de nuestra empresa.
Eso quiere decir que es mucho más probable sacarle el máximo partido a nuestro ERP y, del otro, que podremos resultar más competitivos en nuestra actividad. Igualmente, y gracias a su carácter modular, en el futuro podremos ir ensamblando nuevas partes y componentes según si por ejemplo crecemos.
5.- Mayor integración con clientes y proveedores
Una de los beneficios más grandes de los software ERP es que no se limita únicamente a sumar para nuestra empresa sino que de hecho nos permite también estar más integrados y funcionar mejor con nuestra cadena de valor que incluye a proveedores y clientes. En efecto, nuestros proveedores se conforman como partes integrales de ella y en consecuencia son también medidos dentro de las variables que maneja el software ERP.
Naturalmente, el software ERP nos da en este sentido la posibilidad de integrar a nuestros proveedores para mejorar junto a ellos nuestra propia productividad y reducir nuestros costes. En el caso de los clientes, un software ERP nos da la posibilidad de implementar con ellos la comunicación y ofrecer más y mejor información con la que no solo podremos mejorar nuestro propio producto o servicio sino de paso mejorar su satisfacción. Este aspecto para/con el cliente es fundamental igualmente para poder establecer campañas de marketing eficientes.
6.- Seguridad
Un software ERP gracias a su gran cifrado y seguridad informática contribuye de paso a que la información sobre nuestra empresa y sus actividades esté mucho mejor protegida. Cuenta con diferentes niveles de autorización y accesos por lo que nuestra información quedará centralizada de forma segura y bajo copias de seguridad que la protegen de eventuales errores que pudieran surgir.
7.- Mejora la comunicación e integración entre los distintos departamentos
Una ventaja que es de hecho consecuencia de todas las anteriores es que los software ERP pueden mejorar la integración de los distintos elementos de la empresa. Eso quiere decir que habrá mejor comunicación entre todos los agentes de nuestra empresa y sus departamentos y al mismo tiempo una actividad mucho más productiva. Es así que de forma colateral con la mejora de la comunicación se reducen notablemente los posibles errores humanos que puedan surgir a lo largo de cualquier proceso.
8.- Ahorro de costes
Uno de los resultados más interesantes de todas las ventajas de las que venimos hablando pero especialmente de la anterior es que al reducir los errores e implementar nuestra eficiencia podremos reducir también los costes. Tanto los costes materiales como los costes en términos de tiempo quedarán bajo control, cuantificados y a la luz para poder resolverlos de una forma mucho más sencilla. Esto repercutirá también en la propia calidad de nuestro producto.
9.- Aumento de la rentabilidad
Como no podía ser de otra manera y teniendo en cuenta que el principal objetivo de una compañía consiste en maximizar sus beneficios, debemos decir que una de las ventajas sustanciales de un software ERP es que nos permite conseguir dicho objetivo sumando todos los beneficios que hemos mencionado hasta ahora. Eso hace de nuestra empresa un bien mucho más valioso, por lo que también incrementa su propio capital, su reputación y sus facilidades para financiarse, por ejemplo.
10.- Asegura la madurez digital
En la actualidad y teniendo en cuenta todo el proceso que se ha venido a llamar «madurez digital» y que mide la capacidad de las empresas para estar a la altura en una era donde las tecnologías digitales son presente y futuro, un software ERP es un excelente camino para estar a la altura de dichos tiempos.
Qué sectores suelen utilizar softwares ERP
Tal y como ya habrás adivinado, los usos de un software ERP son muchos y pueden aportar sus beneficios prácticamente a cualquier tipo de empresa independientemente de sus propias características y su sector. Es así que a continuación sintetizaremos algunas de las empresas que pueden beneficiarse del uso de software ERP.
1.- Talleres mecánicos
Un software ERP puede ser una herramienta muy interesante en el caso de los talleres mecánicos. Les permite automatizar órdenes para que todo el trabajo quede organizado de antemano, contar con fichas de los clientes con el historial de su vehículo y en general llevar a cabo todas las funciones que mencionamos previamente de forma integrada.
2.- Industrias de producción
Como hemos dicho, un software ERP es una excelente herramienta para llevar a cabo el control de una cadena de valor de cualquier empresa. Es así que también está especialmente indicado para plantas donde se lleva a cabo la producción de diferentes productos ya que puede ofrecer información y organización para cada uno de sus elementos y partes.
3.- Gestión de almacenes
La logística es uno de los sectores que más pueden beneficiarse de todos los usos y capacidades de un software ERP. Es de hecho la forma de emplear una herramienta de organización para un sector cuyo propósito es la organización misma. El control de pedidos, la puesta y marcha y control de sistemas como el LIFO y el FIFO son aspectos esenciales por los que puede ser muy beneficioso el uso de un software ERP.
4.- Gestión empresarial
De forma general, un software ERP puede servir a la tarea de la gestión empresarial haciendo que esta resulte mucho más sencilla y eficaz a la luz de toda la información que puede suministrar y que puede facilitar enormemente todos los procesos que llevemos a cabo en la gestión de nuestros recursos y el personal de la empresa.
5.- Finanzas
Los software ERP también ofrecen cobertura a negocios de finanzas gracias a que estas son un recurso exactamente igual que el de cualquier otra empresa que se dedique a producir o distribuir. Así, podremos llevar a cabo un control exhaustivo sobre el capital de nuestra empresa y con el que realiza sus actividades: empresas de préstamo, fondos de inversión o en general cualquier grupo empresarial que trabaje con capital circulante o fijo puede beneficiarse de un software ERP.
6.- Industrias de trazabilidad y calidad
Como no podía ser de otra manera, un software ERP nos ofrece también sus servicios en empresas dedicadas al control de calidad y la trazabilidad de diferentes industrias como la química o la alimenticia. En ellas, una buena gestión de toda la información que se genera y con la que se trabaja es fundamental.
7.- Proyectos de ingeniería
Otro de los grandes beneficiarios de los software ERP son las empresas dedicadas a los proyectos de ingeniería. En efecto, estas empresas trabajan normalmente con diferentes proyectos con distintos presupuestos asociados que requieren un control óptimo para poder tomar buenas decisiones con distintos plazos. Los software ERP son en este sentido excelentes aliados de ellas.
8.- Recursos humanos
También para la gestión de recursos humanos en general y en particular para empresas que se dediquen a ello un software ERP puede ayudar en gran medida a establecer una gestión eficaz de todos nuestros recursos y decisiones.
9.- Ventas
Las empresas dedicadas en exclusiva a la distribución que no tienen producción también pueden beneficiarse de los software ERP teniendo en cuenta que aquellas pueden considerarse como un recurso que puede gestionarse exactamente igual que uno de producción.
10.- Servicios
Independientemente de que el producto no sea material, requiere de recursos para producirse y ofrecerse en el caso de que se trate de un servicio. Es así que un software ERP también puede ofrecer sus ventajas en industrias dedicadas en exclusiva a ofrecer servicios.
Cuáles son los ERP más utilizados
1.- Empresas grandes: Geinfor (dependiendo del tipo de sector del que se trate, será uno u otro), Microsoft Dynamics.
2.- PYMES: Microsoft Navision, SAP Business One, Geinfor.
3.- Software ERP libres como Open ERP o las alternativas adaptadas de Geinfor.
En general y a la luz de todo lo dicho, podemos establecer como conclusión que los software ERP pueden aportar numerosas ventajas a cualquier empresa independientemente de su sector y de su naturaleza gracias en gran medida a su carácter modular. Es así que resultan sistemas de información que logran que las empresas puedan coordinar diferentes actividades industriales y ganar con ello en eficiencia y sobre todo en la calidad de sus decisiones.
Casos como el de softwares específicos como los de Geinfor nos dan la posibilidad de beneficiarnos de toda la experiencia de una empresa dedicada al diseño de diferentes programas con los que encontrar soluciones adaptadas a la forma de nuestra empresa y sus características propias. Algo muy interesante que de hecho hace más fácil su implantación y reduce el tiempo que se tarda en obtener rentabilidad de nuestro ERP.
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