A continuación queremos hablarte de uno de los aspectos más controvertidos de los software ERP en gran parte consecuencia del desconocimiento que la mayoría de usuarios tienen acerca de ellos. Se trata del precio de un software ERP. En el caso de que estés buscando implementar un software ERP para tu empresa te diremos que no existe una respuesta concreta acerca del precio de uno ya que depende de las circunstancias de la elección y de la propia empresa así como de sus necesidades. Los precios pueden ir desde uno gratuito en la nube hasta otro que cueste unos cinco mil euros o por último que supere los veinticinco mil euros. A continuación te aclaramos las circunstancias que rodean a sus distintos precios.
Cual es el coste de un software ERP genérico
Para calcular cuál es el coste de un software ERP debemos tener en cuenta varios factores que podríamos resumir en cuatro principales:
1.- Coste de la consultoría
Este es uno de los costes principales de implementar un software ERP y es de hecho el más costoso como consecuencia de que es el más importante. En efecto, durante el proceso de implementación de un software ERP en una empresa un consultor ERP nos ayudará durante el mismo y será quien haga la medición necesaria para introducirlo así como el análisis pertinente a las propias necesidades de la empresa. Para ello recaba información de todo tipo y posteriormente se encarga de introducirlo en nuestro negocio. Es por ello fundamental tener en cuenta este primer punto por el que gastaremos la mayoría del presupuesto de puesta en marcha de nuestro ERP. Este coste puede suponer un total del 50% del total.
2.- Costes de licencia
Los costes de licencia son los que debemos afrontar precisamente para poder utilizar de forma legal nuestro ERP. Es así que los proveedores de software ERP suelen tener diferentes tarifas que generalmente pueden situarse en torno a los quinientos euros aunque pueden llegar hasta los cinco mil en el caso de los software más avanzados y personalizados. Esto supone alrededor del 35% del coste del software ERP.
3.- Coste de hardware
Naturalmente, un software ERP requiere de un hardware específico para ser implementado en la mayoría de los casos. Eso quiere decir que una parte de nuestro presupuesto debemos dedicarla a dotarnos de la infraestructura necesaria para poder implementar nuestro software. Por ejemplo, debemos contar con un servidor donde instalarlo, una base de datos para gestionar toda la información que genere así como un sistema para las copias de seguridad. Podríamos incluir en este aspecto la conexión LAN que es de hecho la que nos permite procesar un alto volumen de datos generados por el programa y que suponen de hecho su razón de ser y gracias a la cual podremos tomar mejores decisiones. En el caso de elegir un software ERP en la nube, todos estos aspectos y costes quedan incluidos en el precio de licencia gracias a que es la empresa quien se encarga de ellos. Este coste suponer alrededor del 10% del coste del ERP.
4.- Costes de mantenimiento
Un software ERP no es una inversión a corto plazo, sin embargo, sí que ofrece resultados muy beneficiosos a largo plazo y concretamente a lo largo de todo el tiempo posible por el que nuestra empresa puede seguir creciendo. Es así que también debemos preveer una parte de nuestro presupuesto para costes de mantenimiento que incluyen puntos como las actualizaciones, la resolución de incidencias técnicas, la resolución de fallos o la gestión del propio crecimiento de la empresa respecto al software. Todo ello puede suponer en torno a un 5% del presupuesto total, aunque siempre puede incorporarse dentro del organigrama empresarial a especialistas que cumplan con dicha labor.
Precios variables y extras
Queremos hablar también de lo que serían los costes variables y los extras incluidos en el coste de un software ERP. Lo hacemos teniendo en cuenta que en demasiadas ocasiones se pasan por alto y sin embargo también forman parte de su coste.
1.- Módulos extra
Una de las características esenciales de los software ERP es que son modulares. Eso quiere decir que tienen una gran flexibilidad y ductilidad a la hora de poder diseñar un software específico para nuestra empresa y sus propias características. Ahora bien, aparte de los módulos imprescindibles se puede llevar a cabo la instalación de módulos complementarios y personalizados que encarecerán el coste y que sin embargo son algunos de los que más rentabilidad ofrecen.
2.- Desarrollos a medida
Siempre es posible y muy interesante el desarrollo de aplicaciones y módulos a medida. Estos son muy beneficiosos en la medida en que nos permiten contar con un software completamente personalizado para las funciones y características específicas de nuestra empresa. Algo esencial por ejemplo para empresas como las Start Up o en general para sectores dedicados a la innovación.
3.- Número de plantas
También debemos tener en cuenta el sobrecoste que puede suponer el hecho de que nuestro software ERP esté instalado en varias instalaciones, en diferentes dispositivos o que deba incorporar diferentes centros en su procesamiento de información. Es por todo ello que cuanto mayor es la complejidad del conjunto mayor es el precio de nuestro software.
4.- Especialización del sector
Algunos sectores por su propia naturaleza requieren de soluciones a medida de forma prácticamente obligatoria. De esa forma, el propio hecho del sector en el que funciona una empresa y donde desarrolla su actividad puede suponer también un sobrecoste a la hora de implementar nuestro software.
Costes indirectos y derivados
Ahora hablaremos de los costes indirectos y derivados de la instalación de un software ERP para empresas.
– Infraestructura
En función de la infraestructura con la que cuente una empresa se pueden tener uno u otros costes para la instalación de nuestros software ERP. En efecto, cuando se intenta implementar un ERP es posible que la infraestructura con la que contemos no sea suficiente: aspectos como los sistemas de comunicación con los que contamos, el software, las redes o el mantenimiento de nuestra empresa son factores importantes que pueden suponer un coste indirecto a la hora de instalar un software ERP.
– Recursos Humanos
Los Recursos Humanos de una compañía supone otro de los factores fundamentales que pueden aportar un coste derivado a la instalación de nuestro software ERP. Es así que el nivel de capacitación de nuestros empleados puede no ser suficiente y en consecuencia suponer costes extra de formación o directamente la contratación de nuevos trabajadores que puedan tener los conocimientos necesarios para gestionarlo.
– Evolución del sistema de gestión
Como hemos dicho previamente, un software ERP es un sistema de gestión que ofrece gran rentabilidad a largo plazo. Eso quiere decir que en la mayoría de los casos nuestra empresa experimentará un gran crecimiento. En dichos casos, la propia estructura del software requiere ser actualizada para poder estar acompasada con las actividades y nuevas posibilidades de nuestra empresa. Esto supone un sobrecoste aunque en realidad debería verse como una inversión fruto del éxito de nuestro ERP.
Precio estimado de un ERP para pyme
Por último queremos hablar del precio final que puede tener un software ERP para empresas. Lo haremos fijándonos en distintas categorías que vendrán dadas por el tamaño de las empresas.
1.- Empresas pequeñas
El precio puede ir desde los 0€ hasta los 500€ dependiendo de si tomamos un servicio gratuito en el que se emplean antiguos servidores y se procura realizar toda la gestión y fase de implantación por nosotros mismos. Es ideal para el caso de las Start Up.
De 500€ a 5000€ en el caso de que no optemos por uno gratuito o demasiado vertical. Requiere cierta formación bien por parte de las personas que van a usarlo o bien por parte de un consultor ERP especialita.
De 5000€ a 20.000€ en el caso de acceder a soluciones profesionales que cuenten con la formación y todo el proceso de implantación por parte de la propia consultora. El caso de Geinfor sería un ejemplo ideal y fiable de este tipo.
2.- PYMES
En el caso de las PYMES nos permiten soluciones adaptadas modulares que implementan notablemente la eficiencia de todos nuestros procesos. Sin embargo, su rentabilidad se ve aumentada cuanto mayor sea el número de trabajadores e información a gestionar ya que sus costes quedarán repartidos entre ellos. Es así que por ejemplo podemos requerir una inversión de 30.000€ en el caso de plantillas de alrededor de cinco personas con únicamente dos módulos. Sin embargo, en el caso de plantillas de alrededor 20 personas y varios módulos el precio puede llegar a los 100.000€. Por lo mismo resulta fundamental hacer una buena elección que dependerá en gran parte de nuestras propias circunstancias y necesidades.
3.- Grandes empresas
En el caso de las grandes empresas es mucho más difícil hacer una estimación precisa ya que requieren de softwares muy verticales y específicos con toda clase de funciones y continua renovación. Una buena solución sería para ellas la de Geinfor por encargarse de todos los pasos y procesos para implementar su software ERP y sus aplicaciones.
En conclusión, podemos decir que a pesar de que muchas personas creen que la instalación de un ERP es demasiado costosa, gran parte de su éxito y de la buena publicidad que tienen entre sus usuarios es precisamente fruto de que los beneficios que aporta compensan de forma notable los gastos del principio. Ahora bien: hay que tomarlo como una inversión de la que no se empieza a recuperar la rentabilidad hasta pasados dos años.
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