A continuación queremos hablarte de uno de los procesos más importantes que tienen que ver con los software ERP: su implantación en la empresa. Este es considerado junto con el proceso inicial de evaluación de análisis como el más importante de la cadena por la que estas herramientas informáticas pueden ofrecer todas sus ventajas a diferentes compañías independientemente de su sector gracias a su carácter modular y flexible.
Cómo organizar una implementación ERP de éxito
A la hora de realizar la implementación de un ERP en una compañía debemos tener en cuenta de forma previa algunos aspectos importantes. Todos ellos podríamos catalogarlos como una cuestión de infraestructura que, sin embargo, afecta a varios aspectos de nuestra compañía. En efecto, cuando nos referimos a ella nos referimos no solo a la infraestructura técnica y de hardware sino también a la de los propios recursos humanos con los que contamos así como las previsiones de crecimiento o las necesidades específicas sobre el uso con las que debe cumplir nuestro software ERP.
Es así que teniendo dichos puntos en cuenta podremos tener para empezar una perspectiva correcta acerca del tipo de ERP que requerimos y qué tipo de implementación nos será necesaria. En algunos casos debemos tener en cuenta para la organización de un proceso de implementación de un ERP el hecho de si seremos nosotros mismos quienes se encarguen de ello con la supervisión de un consultor ERP o por el contrario lo dejaremos en manos de la empresa que ofrece dicho software y sus profesionales dedicados a llevarla a cabo (sin lugar a dudas la opción más recomendable)
Pasos y Etapas de una integración ERP en tu empresa
Empezaremos hablando de los diferentes pasos y etapas que debemos tener en cuenta para implementar un software ERP en una empresa.
1.- Plan de proyecto
En esta primera etapa se pone en contacto a nuestro equipo con el proveedor que hemos escogido para que este pueda tener de aquel toda la información posible relativa a la planificación definitiva de nuestro ERP y nuestro proyecto. Es así que en esta fase previa se incluye la presentación de nuestro equipo de trabajo al consultor que llevar a cabo la introducción del software ERP, el establecimiento de cromogramas de actividades por los que puedan participar todas las personas involucradas en el proceso, preparación de los formatos para cada uno de los procesos así como los datos que deben incluirse posteriormente en el sistema y, por último, realizar una bitácora de objetivos y órdenes para poder arrancar el proyecto satisfactoriamente.
2.- Análisis de nuestro proyecto
En este punto se obtienen los requerimientos y funcionalidades que va a exigir nuestra empresa en la implementación del software y la validación de cada uno de los aspectos por parte de cada uno de los responsables de área. Es así que durante esta fase de implantación se define cuál es el alcance del proyecto y se elaboran los diferentes diagramas correspondientes a cada uno de ellos.
3.- Fase de diseño del proyecto ERP
Es en esta fase de implementación de nuestro ERP donde se lleva a cabo la configuración de nuestro software para incorporar en él todos los procesos y requerimientos que tenga nuestra empresa. En esta etapa es esencial que la persona que estaba a cargo del proyecto mantenga contacto con el proveedor del software para aclarar cualquier duda que surja y que pueda entorpecer la labora de nuestro ERP.
4.- Fase de pruebas del ERP
Cuando nuestro ERP ha sido implementado es el momento de comprobar y testear su rendimiento y sus distintas aplicaciones. Es así que se debe valorar si se llega a los objetivos que se perseguían para lo que se pueden recrear escenarios posibles y relacionados con los que la empresa vive en su día a día. En esta fase del proyecto es crucial que las personas involucradas en él aporten toda la información posible y lleven a cabo una labor exhaustiva de revisión y validación de cada fase del proceso y de la propia herramienta del ERP.
5.- Periodo de capacitación para el personal
Cuando se hayan realizado las pruebas correspondientes y se haya optimizado correctamente el sistema, se debe perseguir la capacitación de todas las personas involucradas en el proyecto. Ellas son al fin y al cabo las que van a estar involucradas en su funcionamiento y las que deben tener el suficiente dominio de la situación para sacarle el máximo partido al software. Por lo mismo, debe existir en esta fase de capacitación una comunicación total del personal con el consultor y posteriormente un periodo de prácticas para que puedan reforzar su aprendizaje.
6.- Puesta en marcha del proyecto
Esta supone la fase final de la implantación del proyecto y cuando se pone en marcha la herramienta del software. Es así que cuando termina esta fase los diferentes usuarios del mismo lo emplean y manejan como la solución eficiente que es. Durante esta fase, al mismo tiempo, se lleva a cabo una mejora continua de los procesos para poder optimizar su uso y desarrollo. Tiene sus propios retos para una correcta consecución que requieren de la participación de todas las áreas de la empresa, de tiempo, esfuerzo e implicación por parte de todos los miembros.
Consejos para una correcta implantación
Ahora queremos ofrecerte una serie de consejos que pueden ayudarte a implementar con éxito tu ERP en tu empresa. El primero de ellos es que debemos asegurarnos para empezar de contar con el compromiso de la dirección para/con el desarrollo e implantación del software. Este punto es esencial y debe incluir una visión global con vocación de directriz. Eso incluye ejercer un liderazgo integrador que involucre a todas las áreas y todos los niveles de la organización para que todos sean partícipes del proceso.
Igualmente, para implantar con éxito nuestro ERP debemos asignar todos los recursos posibles para el mismo que incluyen los humanos, los de infraestructura y los económicos. Se deben definir al mismo tiempo los objetivos y procesos que se quieren llevar a cabo delimitando claramente las metas a las que se quiere llegar. Es importante en este sentido asignar un administrador para el proyecto que pueda llevar a cabo su seguimiento de una forma correcta. También se debe tomar consciencia de los cambios que se deben producir en las tareas y responsabilidades así como estudiar y manejar con criterio los perfiles de los diferentes puestos y procesos. Esto implica asumir el cambio tecnológico que introducir el software ERP en la empresa. Por último, es fundamental la motivación para conseguir que dicha implicación sea suficiente y eficaz en el tiempo.
Cómo evitar errores de instalación en tu sistema ERP
Como parte de la información que queremos ofrecerte para implementar un sistema ERP están los errores básicos que suelen cometerse a la hora de implementarlo.
1.- Falta de claridad a la hora de implementarlo
Un error básico a la hora de implementar un software de este tipo es el de una planificación deficiente que supone una falta de implicación de los diferentes equipos implicados así como de la metodología para implantarlo.
2.- Desconocimiento de las cualidades y naturaleza de la herramienta
Otro error muy común es causado por el desconocimiento del software ERP que no permite sacarle el máximo partido como consecuencia de no comprender su propia naturaleza. El análisis y control del mismo debe ser continuo para hacer que en todo momento pueda cumplir con su propósito. Si se hace así, la productividad puede aumentar hasta un 93%.
3.- Falta de implicación por parte de la empresa desarrolladora
Es importante a la hora de implantar un software ERP escoger la mejor opción dentro de ellos y al mismo tiempo dentro de las empresas que lo ofrecen. Estas deben llevar a cabo una labor de supervisión continua y de asesoramiento integral en todas las fases del proyecto. De lo contrario se corre el riesgo de que no se aproveche su potencial o de que resulte un fracaso en el peor de los casos.
4.- Subestimar la importancia del software
Otro de los errores más comunes a la hora de implementar un software ERP es no tener en cuenta su importancia y potencial y no identificarlo como una herramienta integral dedicada a mejorar y optimizar todos los procesos de la empresa de forma exponencial.
5.- Mala gestión de los datos
Uno de los aspectos más importantes de un software ERP es la calidad de sus datos. Esta debe ser lo más alta posible para garantizar que efectivamente puede cumplir con su propósito. En este sentido se debe vigilar la migración de datos y llevarla a cabo de la forma más perfecta posible para evitar errores y un mal procesado de los datos.
6.- No cumplir con los tiempo
Es, por último, muy frecuente querer implementar un software ERP demasiado rápido y saltarse alguna de las fases que implica su implantación. El software ERP es una herramienta que da resultados al cabo de un tiempo medio – largo, por lo que debemos implementarlo bien y sin correr prisas para que cumpla correctamente con su propósito. No debe introducirse antes de tiempo sin previamente haberlo dotado de toda la información y planificación necesaria.
En conclusión podemos decir que la implantación de un software ERP cuenta con varias fases que deben ser cumplidas de forma escrupulosa y metódica para poder sacar de él todo el potencial que tiene. Es así que debemos seguir dichas pautas para poder obtener los resultados pretendidos. En el caso de que no se haga corremos el riesgo de que no se lleve a cabo una correcta consecución del proyecto.
En este sentido son claves las figuras de los consultores ERP así como de personal cualificado que, o bien puede ser contratado de forma externa, o bien formar parte de la propia empresa que nos lo ofrece o bien ser cualificado a través de formación integral que forme parte del proceso de introducción.
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