El uso de tecnologías avanzadas para optimizar el rendimiento económico es casi consustancial a la propia actividad empresarial. En un primer momento, las innovaciones se solían aplicar únicamente a la producción, pero desde hace ya unas pocas décadas también han llegado al ámbito de la gestión.
El recurso informático de gestión que más presencia ha cobrado es el ERP (Entreprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales en español). Se trata de un único software que ofrece todas las funcionalidades necesarias para que los responsables de la empresa tengan una visión global de los procesos de producción. Además, permite aumentar la automatización de dichos procesos y facilita la toma de decisiones estratégicas.
Consejos para encontrar el mejor sistema ERP para tu empresa
Para saber qué ERP elegir debes tener en cuenta algunas recomendaciones, como las diferentes características y funciones y cómo se adaptan a tu empresa:
- Definir los objetivos: a la hora de decantarse por un software determinado es fundamental saber para qué lo queremos. Existen numerosas alternativas, con multitud de funciones, por lo el primer paso será definir las necesidades de nuestra empresa. El consejo fundamental es que el ERP debe adaptarse a la empresa y no al contrario. Es importante, por lo tanto, contar con las recomendaciones de cada departamento de la empresa y elaborar un documento con las funcionalidades que nuestro ERP deba cubrir. .
- Estudiar el tipo de ERP: continuando con el consejo anterior, los responsables de la empresa deben decidir qué tipo de ERP es mejor para su sector. En general, vamos a encontrar dos grandes familias dentro de este software: los ERP horizontales y los verticales. Los primeros están indicados para cubrir la gestión general de las compañías, con herramientas muy estandarizadas. Por su parte, los ERP verticales han sido desarrollados para adaptarse a sectores concretos. Para ello, incorporan módulos específicos para cada tipo de industria.
- En tus instalaciones o en la nube: las versiones Cloud han aparecido con fuerza en el mercado de los ERP. En la actualidad, prácticamente no hay ningún desarrollador que no ofrezca esta opción como alternativa a la instalación física. Los ERP en la nube ofrecen ventajas como la mayor movilidad y flexibilidad, además de ser más económicos. En cambio, si la empresa cuenta con equipos informáticos potentes ya instalados, la opción on-premises puede ser la más conveniente.
- Busque un socio tecnológico, no una marca: elegir el proveedor del ERP es otro aspecto que puede marcar la diferencia a la hora de sacarle el mayor partido. Para empezar, es fundamental encontrar una empresa que ofrezca garantías y hay que prestar atención a asuntos tales como la actualización del software o su respuesta ante cualquier problema. Se trata, en definitiva, de buscar un socio tecnológico y no un simple vendedor de software.
- Facilidad de uso: no importa lo completo que sea el ERP si luego es tan complicado de utilizar que no se van a aprovechar la mayoría de sus funcionalidades. Es fundamental, por lo tanto, encontrar un programa intuitivo y al alcance de todos los usuario. Además, es conveniente involucrar a todos los departamentos que lo vayan a utilizar desde la misma fase de implementación, ya que así irán familiarizándose con el software.
¿Cuánto cuesta un programa de gestión ERP?
Una de las preocupaciones cuando se quiere implementar un ERP es su precio. Es cierto que se trata, en líneas generales, de una inversión importante, pero las estadísticas señalan que su amortización se produce en poco tiempo.
En este aspecto, cualquiera que empiece a investigar la oferta de software ERP va a encontrar que hoy se ofrecen algunos programas muy económicos o, incluso, gratuitos. Sin desmerecer su funcionamiento (que puede llegar a ser bastante competente), hay que tener en cuenta que estos ERP están diseñados para cubrir necesidades muy básicas, que pueden quedarse cortas en cuanto la compañía crezca un poco más. La máxima de que lo barato puede salir caro no tiene una excepción en este sector y, como en todos los campos, la calidad hay que pagarla.
- ERP más baratos o gratuitos (menos de 10 000 €) – Aunque existen alternativas más económicas, estas suelen estar pensadas para pequeñas empresas. Además, aunque la inversión inicial sea escasa, después hay que cubrir una serie de gastos, como la licencia mensual o el mantenimiento. En el rango de los 10 000 € ya empiezan a aparecer programas con algunas soluciones casi profesionales y se suele incluir la implementación y la formación.
- ERP de mejor calidad (más de 100 000€) – A partir de esa cantidad, la empresa podrá acceder a soluciones profesionales diseñadas por empresas de prestigio. Dado que estos software suelen ser modulares, el precio irá incrementándose conforme se instalen nuevas herramientas. A pesar de la importancia de esta inversión, no cabe duda de que sus funcionalidades son más completas y capaces de cubrir toda la operativa, lo que proporciona un muy interesante retorno de la inversión.
1. GEINFOR ERP
- ERP vertical y enfocado a la industria manufacturera
- Gestión global de todo el proceso de producción industrial
- Gestión de proyectos para mejorar la eficiencia empresarial
- Control de los costes, con información en tiempo real
- Gestión de calidad y procesos de negocios (BPM)
Una de las empresas que mejor se está posicionando dentro del mercado de los ERP es Geinfor. Buena parte de su prestigio viene dado por su decidida apuesta por las nuevas tecnologías. Cualquier compañía que pretenda incorporarse a la nueva revolución de la Industria 4.0 tendrá en el ERP de Geinfor su mejor aliado. Como ellos mismos afirman, su intención es ser tu socio tecnológico y no solo un proveedor de software.
El ERP de Geinfor tiene una estructura vertical y está muy enfocado a la industria. Esta concepción les permite ofrecer la herramienta ideal para, entre otras cosas, predecir la demanda, planificar la producción, así como para controlar y gestionar los stocks. En resumen, se trata de una de las mejores opciones para los que deseen optimizar la eficiencia de su planta de producción y mejorar su relación con los clientes.
Dificultad de Implementación
Baja
Tipología
En la nube o en local
Nivel de Precio
Medio
2. MICROSOFT DYNAMICS
- Compatible con otros programas de Microsoft
- Business Intelligence ofrece acceso a toda la documentación perteneciente a una empresa en tiempo real
- La facilidad de su uso, al alcance de cualquier usuario
- Soporte para la gestión financiera, ventas y comercialización
- Buena integración entre las funcionalidades de CRM y ERP
Microsoft ha ido evolucionado su ERP hasta ofrecer el Dynamics 365. En este caso, se trata de un programa que solo puede instalarse en la nube y funcionado bajo el concepto SaaS (Software como servicio). De esta forma, cada empresa va a elegir qué soluciones utilizar y solo pagará por ellas. Las funcionalidades de este ERP están centradas en todos los aspectos organizativos de la empresa.
Uno de sus puntos fuertes es su compatibilidad con el resto de los programas de Microsoft, algo que puede ser atractivo para muchas compañías. Sin embargo, a la hora de decantarse por este ERP hay que tener en cuenta que no incluye soluciones sectoriales. Esto quiere decir que la industria puede encontrar que faltan algunas herramientas específicas, especialmente las relacionadas con la planta de producción.
Dificultad de Implementación
Baja
Tipología
En la Nube
Nivel de Precio
Medio
3. NETSUITE
- Implantación exclusivamente en la nube
- Fácil configuración que permite personalizar la planificación
- Ofrece la información en tiempo real en cualquier dispositivo con conexión a internet
- Integrado con el inventario, gestión contable y financiera y gestión de pedidos
- Software-as-a-Service (SaaS)
El ERP diseñado por NetSuite está enfocado en las empresas de producción y montaje. Por ese motivo, el software puede integrarse con módulos dedicados a la gestión de almacenes, la gestión de pedidos o con un CRM.
La última apuesta de esa empresa ha sido implementar todo el sistema en la nube. Esto, por una parte, permite a sus clientes tener acceso a toda la información desde cualquier dispositivo conectado a internet, además de representar un importante ahorro económico al no necesitar instalar ningún tipo de equipo de hardware.
Sin embargo, también presenta algunos inconvenientes. A pesar de las mejoras en la seguridad, tener toda la información en la nube significa que los datos son manejados por un tercero. A esto hay que unir que el software del ERP es incompatible con los sistemas que tengan algo de antigüedad.
Dificultad de Implementación
Baja
Tipología
En la Nube
Nivel de Precio
Bajo
4. SAP BUSINESS ONE
- Integra todas las funciones empresariales básicas
- Permite controlar el inventario en varios almacenes diferentes, incluyendo las entradas y las salidas
- Ofrece la opción de ejecutar los planes contables y generar informes históricos
- Disponibilidad de la información de manera online
- Implementación on-premise o en la nube
SAP es uno de los gigantes del sector y su ERP se ha convertido en el más utilizado en todo el mundo. Entre sus cualidades destacan su CRM, una aplicación de gestión de clientes. Además, ofrece funcionalidades que ayudan a la empresa a gestionar sus finanzas y su capital humano. Sus últimas versiones también pueden ser implementadas en la nube, con lo que se puede acceder al programa desde cualquier dispositivo.
Las fortalezas del software de SAP, como ocurre con todos los ERP horizontales, se basan en las aplicaciones generales, aquellas que pueden utilizarse en cualquier sector empresarial. En cambio, puede presentar algunas debilidades cuando se implementa en la industria manufacturera, ya que no presenta funcionalidades específicas para la planta de producción.
Su precio, de los más altos, y la dificultad de su manejo son otros aspectos que pueden representar un problema a la hora de decantarse por este software.
Dificultad de Implementación
Alta
Tipología
En local o en la Nube
Nivel de Precio
Alto
5. SAGE
- Gestión de negocios electrónicos o e-business
- Integración con herramientas de office
- Incorpora tareas automatizadas para ahorrar tiempos y costes
- Módulo de Business Intelligence, que permite crear fácilmente indicadores (KPIs)
- Gestión multimedia de catálogos de productos, toma de pedidos en movilidad y gestión de clientes
Uno de los puntos fuertes del ERP de SAGE es su facilidad de uso. Se trata de un software muy intuitivo que ofrece funcionalidades ideadas para ser usadas por todo tipo de empresa, incluidas las internacionales. No obstante, este programa requiere una alta curva de aprendizaje
Entre las funciones que incluye destacan las dedicadas a la gestión de las finanzas, de las ventas y de las compras. En este ámbito, el ERP ha incorporado herramientas para aquellas empresas que hayan optado por el comercio electrónico. Como en el resto de los ERP horizontales, su mayor inconveniente es que presenta pocas opciones de personalización.
Dificultad de Implementación
Media
Tipología
En la Nube o local
Nivel de Precio
Bajo
¿Cuál es el mejor ERP del mercado?
A partir de cierto nivel de calidad, es complicado señalar qué ERP es mejor. Todos los analizados cuentan con las funcionalidades necesarias para cumplir con los objetivos de mejora de la gestión que cualquier empresa pueda necesitar.
Esto significa que no se trata tanto de elegir el mejor ERP en general, sino de aquel que se adapte mejor a las necesidades específicas de la empresa. En ese sentido, los ERP horizontales, como el de SAP o el de SAGE, con muy buena opción para las compañías que busquen funcionalidades estándar, como las finanzas o la gestión de los recursos humanos.
Sin embargo, las características de las industria manufactura hacen que los ERP verticales ofrezcan mejores resultados. Así, el software desarrollado por Geinfor sería la mejor opción para ese sector industrial, ya que sus aplicaciones están específicamente diseñadas para responder a todas sus necesidades de producción.
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